atribuições do gestor de vendas e vendedor   

gestão de vendas

As Atribuições e responsabilidades do gestor e do vendedor, formam um protocolo de entendimento que define os direitos e obrigações de cada um. O gestor deverá principalmente se preocupar com 3 indicadores que são sobre a dinâmica do funil de vendas, na sequencia sobre a qualidade do lead qualificado, e por último observar se tem algum problema sistêmico na taxa de conversão em vendas. Não confundir problema sistêmico com circunstancial. Quando for observado um problema sistêmico, ele deverá sofrer uma intervenção imediata sempre que identificado. Você não pode em hipótese nenhuma carregar para a semana seguinte um problema sistêmico. Se por algum fenômeno inexplicável, a sua empresa não tem uma reunião semanal de vendas para garantir o ritmo do forecast, a primeira intervenção será substituir seu gestor de vendas.

O primeiro indicador,  sobre a dinâmica do funil de vendas é uma relação simples entre cada etapa. Esse indicador deverá ter tendência positiva ao longo do tempo, por exemplo, o número de qualificações relacionado com número de prospecções deverá ser sempre positivo, caso contrário, significa que a boca do funil parou de receber leads qualificados, que são os leads provenientes principalmente das campanhas de marketing.

Da mesma forma, existe uma segunda relação que é o número de qualificações versus propostas, e finalmente propostas versus conversão em vendas.  Se você conseguir a disciplina de monitorar apenas esses 3 indicadores, você manterá a dinâmica do funil de vendas sempre ativa. Na prática, significa que atingir suas metas de vendas será simplesmente infalível,  já que cada indicador quando apresentar alguma anomalia, terá um remédio específico e eficaz que deverá ser aplicado imediatamente. Você vai saber quando isso acontece porque a curva de tendência, vira de positivo para negativo alertando sobre a etapa de vendas que está apresentando algum tipo de problema.

O segundo indicador, é sobre a qualificação do time de vendas. A empregabilidade do gestor de vendas deverá estar diretamente relacionada a sua capacidade de qualificar sua equipe. Nenhum cliente tolera falar com vendedor mau treinado. Gestor preguiçoso é quem deverá sair da empresa, e não o vendedor mau treinado. O meio do funil de vendas é onde mora o risco. Se o gestor não estiver atento, ele esvaziará o meio do funil colocando a sobrevivência da empresa em risco,  já que muitas vezes poderá levar meses até recuperá-lo com leads qualificados. Se o seu gestor for negligente e não observar essa regra, acredite, você terá que vender a preço de banana seus produtos e serviços para pagar suas contas. Acredite também que seu gestor que deixou sua empresa em risco, vai te cobrar a comissão mesmo vendendo a preço de banana.

E o terceiro, é sobre monitorar os negócios ganhos e principalmente os negócios perdidos. Faz parte do jogo perder um negócio por motivos circunstanciais, que é muito diferente de perder por um problema sistêmico, por exemplo. Sistematicamente perder por preço de concorrentes similares. Outro exemplo, sistematicamente perder por não ter um determinado produto ou serviço complementar. Quando você monitora semanalmente os negócios ganhos e perdidos o problema aparecerá. Pode ser positivo, que a empresa documenta e garante a manutenção do que está funcionando bem. Mas também pode ser negativo, que exige intervenção. Na minha prática do dia a dia eu ainda vejo empresas que não tem reunião semanal de vendas. É simplesmente inaceitável um ano ter 52 semanas e um gestor de vendas não aproveitar os 52 pontos de controle, para refinar o processo e garantir a previsibilidade das vendas.

O gestor também deverá observar o telefone tocando. Na prática quando as campanhas integradas entre vendas e marketing estiverem no ar, o telefone toca. Seja pela rede social, preenchendo um form de uma landpage, whatsapp, ou cada vez menos frequente, o próprio velho e bom telefone também tocará. Os gestores de vendas e marketing devem andar de mãos dadas, simplesmente porque o funil de vendas não vai ativar sem um funil de marketing ativo, ou seja, com várias campanhas sendo executadas ao mesmo tempo.

Um outro grupo de indicadores que o gestor deverá observar é sobre a gestão de carteiras baseado no RFV. O RFV Aponta os alvos, e principalmente as famílias e categorias de produtos que cada vendedor deverá atacar em cada cliente, portanto, deverá monitorar o ritmo de conversão da carteira de cada vendedor dia a dia. A carteira também deverá sofrer intervenções diárias sempre que o índice de conversão sair do eixo. Nunca, em hipótese nenhuma, o gestor de vendas deverá permitir que um problema passe de uma semana para outra. As intervenções exigem correção imediata.

A reunião de vendas tem três objetivos: Primeiro Monitorar o ritmo da equipe de vendas com relação ao forecast.  Segundo, auxiliar o vendedor que está tendo dificuldades, e terceiro promover as intervenções que garantam as metas que foram combinadas para o mês.

Na sequencia, vamos ver um checklist das atribuições do gestor de vendas bem preparado. São 6 os pontos de controle, minimamente exigidos, para que haja uma gestão de vendas previsível.

O primeiro ponto é Treinar o vendedor sobre como operar o sistema de vendas, e sobre o conceito da metodologia CRM. O vendedor deverá ter absoluta fluência em cada uma das etapas, e respeitar de forma disciplinada seus respectivos rituais. Não existe time de vendas sem manual de vendas. O que existe é gestor ruim que não consegue escalar as vendas, principalmente porque não consegue criar um ritmo padrão para o time. Vendas é um dos processos mais complexos da empresa, portanto, exigirá o seu líder mais competente e mais vibrante.

O segundo ponto é treinar incansavelmente os vendedores sobre as características técnicas dos produtos, soluções e serviços, incluindo os pontos fortes e fracos dos concorrentes. O gestor também deverá exterminar o equivoco bizarro, a péssima mania de oferecer desconto. Não existe desconto em nenhum lugar do mundo, somente na cabeça preguiçosa do gestor ultrapassado. O que existe é saber fazer uma precificação correta que contempla e combina os critérios de concessão de crédito, prazos, volumes, repetibilidade das compras, e condições de pagamento.

Terceiro, Garantir a qualidade do time de vendas. Gestor de vendas não vende. Sua única condição de empregabilidade está relacionada a qualidade do time de vendas, que também está diretamente relacionado a manutenção dos processos de vendas que foram automatizados pelo sistema de CRM. Só dessa forma será possível conquistar a tão sonhada previsibilidade.

Quarto, é sobre criar inteligência de vendas em tempo real via BI. Livre-se do gestor que te apresenta um maldito exell no fim do mês. Um gestor de vendas deverá extrair diretamente do CRM, e também diretamente da base de dados de clientes, de produtos e das carteiras,  100% das informações relacionadas a três indicadores que são obrigatórios para uma gestão previsível. Primeiro, é o indicador que mostra a dinâmica do funil de vendas, ou seja, mostra as tendencias de prospecção, qualificação e propostas. Segundo, vêm os indicadores de RFV, recência, frequencia e valor de cada uma das carteiras, e terceiro, vêm o monitoramento do CLC, que é sobre o ciclo de vida dos clientes, que deverá alertar sobre tendencias negativas, para que o vendedor possa fazer ações preventivas antes que o cliente vá para o concorrente.

Quinto, Diariamente deverá intervir e auditar sobre o plano de ataque de cada vendedor. Deverá também facilitar as negociações de propostas em fase de conclusão, e principalmente participar de visitas em clientes chave.

E por último, Monitorar diariamente o plano de trabalho e a produtividade. O gestor de vendas deverá estar constantemente com o CRM aberto monitorando o ritmo, ajustando o curso e apoiando os vendedores que não estão cumprindo suas metas. Não existe vendedor ruim, Existe gestor que não sabe construir um time eficiente, porque não conhece o processo de vendas baseado em CRM, não sabe contratar um vendedor, também não sabe conduzí-lo no desenvolvimento da sua carreira. Principalmente não sabe aprimorar suas habilidades no processo de qualificação que é de longe o mais importante para construção de um pipeline que cresce vigorosamente.

Já o vendedor, tem a obrigação de conquistar o domínio da conta, especificamente vivenciando o cliente. Na prática, vivenciar o cliente significa ter duas atitudes. A primeira é mapear no tempo todas as oportunidades relacionadas aos produtos e serviços. Lembre-se que vendedor só deve ganhar prêmio pela expansão dos negócios. A segunda atitude é vender onde o cliente ainda nem está pensando em comprar. O vendedor excepcional, constrói a oportunidade junto com o cliente. Sempre que isso acontece ele desloca completamente a concorrência e a venda será feita com uma enorme rentabilidade. A venda é consequência de um processo consultivo. É uma construção cuidadosa conduzida exclusivamente com técnica.

São 3 as metas que deverão ser comunicadas e negociadas com o gestor logo no primeiro dia do mês.  Você só poderá considerar que tem um time de vendas quando o seu vendedor é quem definiu a sua própria meta para o mês.  Na prática do meu dia a dia, eu inda vejo muito gestor e dono de empresa fazendo meta considerando a média do mês anterior, e colocando um fator de multiplicação chamado chute. Não existe como sua empresa crescer enquanto esse comportamento bizarro não desaparecer.

A primeira é A meta de ativação, ou seja, quantos clientes novos serão ativados. Segundo, vem a meta de manutenção de clientes recorrentes, e terceiro a meta de expansão dos negócios em clientes ativos. Nessa fase da vida da sua empresa, você certamente já contratou um gestor bem preparado, já tem um CRM decentemente implementado, e principalmente já construiu um time de vendas vibrante, ambicioso, qualificado e extremamente bem remunerado. No inicio de cada mês, cada vendedor conseguirá facilmente transformar seu pipeline em forecast.

Como no sistema de CRM todas as oportunidade já estão monetizadas, as metas sairão automaticamente e principalmente com uma extrema assertividade. Não é admissível um nível de assertividade do pipeline inferior a 80%, menos ainda tolerável um nível de assertividade no forecast inferior a 90%.

Na sequencia, vamos ver um checklist das atribuições do vendedor. São 7 os pontos de controle que deverão ser exigidos para uma gestão de vendas previsível

O primeiro é sobre aferir as carteiras de clientes que serão atacados no mês, e organizar o ataque em blocos por semana. Cada cliente deverá ter uma estratégia e uma meta previamente definida. Utilize exclusivamente como critério a metodologia RFV, que considera a recência, a frequência e o o ticket médio de cada cliente. Seu gestor deve ter um BI que permitirá a extração desses dados facilmente, já que ele é o único responsável pela inteligência de vendas.

Segundo, Certifique-se que há condições para concessão de crédito adicional. Inadimplência é uma doença crônica que deve ser monitorada. Por algum fenômeno inexplicável, pouquíssimas empresas fazem gestão de capital de giro e fluxo de caixa decentemente. É comum um cliente fazer uma compra grande e não conseguir pagar porque usou o dinheiro do capital de giro para pagar outras despesas e dívidas. O vendedor deverá ser responsável pela inadimplência, já que é sua também a responsabilidade de ter o domínio da conta.

Terceiro, Sempre no primeiro dia do mês, após revisar e calibrar a carteira, a monetização das oportunidades deverão formar a base da meta de vendas que será pactuada com o gestor. A meta deverá considerar sempre 3 indicadores. O primeiro é sobre a ativação de clientes novos, seguidos dos indicadores de manutenção e expansão das vendas em clientes recorrentes. Nenhum vendedor, em nenhuma hipótese, deverá escapar desse critério se quiser receber o prêmio.

O quarto tópico do checklist é sobre varrer a carteira de clientes alvo nos primeiros dias do mês, para tirar a temperatura da carteira, e certificar-se sobre os 90% de acuracidade exigidos no forecast. Os clientes também enfrentam seus desafios diariamente, eles são um organismo vivo. O cliente sempre dá sinais antecipados sobre a repetibilidade das compras ou se terão que postergar. Principalmente dão sinais se tem algum concorrente ameaçando. Lembre-se que o forecast é sobre 90% de assertividade e a política de premiação de vendas deverá considerar também esse critério como gatilho.

Quinto, O vendedor deverá organizar o ataque da carteira por semana, ou seja, observando a data da última compra. A metodologia do CRM e a tática do RFV é sobre chegar na frente da concorrência com o exclusivo objetivo de esvaziar o bolso do cliente.

Sexto, Preencher a agenda compartilhada, para que o gestor acompanhe sua movimentação com o exclusivo objetivo de ajudá-lo na conversão das oportunidades em vendas. O vendedor deverá também reportar semanalmente seu índice de sucesso, para que haja tempo de fazer alguma intervenção preventiva que garanta o alcance das metas sem surpresas, e principalmente sem desculpas, que é o argumento mais utilizado por aquele vendedor ruim, aquele que já deveria estar fora da empresa antes de contaminar o grupo.

E por último, documentar detalhadamente no CRM cada passo. O vendedor tem que entender que o cliente é um patrimônio da empresa. Os negócios que não estiverem decentemente documentados, deverão ser excluídos da base de cálculo de premiação. Se você virou refém de um vendedor que vende muito, mas é preguiçoso no sentido de sabotar o CRM, Livre-se dele. Mostre para sua empresa qual é o tipo de vendedor que a empresa deseja remunerar generosamente, que é aquele vendedor ambicioso, vibrante e disciplinado, aquele que entende seus direitos, mas entende principalmente suas obrigações.