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Como o orçamento determina a carga vs. a capacidade de cada área da empresa?

Como o orçamento determina a carga versus a capacidade de cada área da empresa

Uma vez que cada gestor tenha recebido seu respectivo budget que foi desdobrado do orçamento e alocado no centro de custos de sua responsabilidade, o próximo passo é organizar sua área nessa ordem:

  1. Desenhar seus processos e rotinas. Um gestor nunca deverá receber o título de gestor caso não tenha seus processos, rotinas e “job description” claramente desenhados. 
  2. Contratar e alocar as pessoas com conhecimento e habilidades compatíveis com o desafio.
  3. Calcular sua carga versus capacidade, definir o nível de entrega da sua área. 
  4. Estabelecer e comunicar suas métricas - KPIs.
  5. Combinar o nível de serviço - SLA Service Level Agreement - que entregará para áreas que serão seus clientes internos. 

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Como calcular o Capital de Giro ? Fontes de captação e nível máximo de endividamento.

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Durante o planejamento orçamentário para o ano fiscal é obrigatório o cálculo do montante de capital de giro exigido para financiar a operação.  Vale ressaltar que empresas morrem por vários motivos e, principalmente por negligência, essa etapa que corresponde a: 

  1. Dimensionar o capital de giro para financiar a operação. Especificamente para pagar custos e despesas entre a aquisição do insumo, pagamento do fornecedor até o recebimento das vendas que muitas vezes é financiada para o cliente final. Não importa o segmento indústria, distribuição, varejo, recommence, serviços… o cálculo da exigência de capital de giro é obrigatória e de exclusiva responsabilidade do gestor financeiro que na grande maioria das vezes negligência essa etapa. 
  2. Buscar fontes de financiamento. Não basta calcular o capital de giro, o gestor financeiro também tem a responsabilidade de captar fontes de financiamento conforme o montante exigido. Seja através dos sócios ou terceiros, o fato é que as linhas devem estar disponíveis no inicio do exercício do ano fiscal. 

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Quais os passos que deverão ser considerados durante o processo de construção do orçamento ?

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Uma operação saudável e sustentável progride ao longo dos anos sem passar por turbulências. Ela consegue financiar suas vendas a prazo e garantir a margem de contribuição suficiente para pagar suas despesas fixas e despesas financeiras ( que são aquelas que remuneram o capital de giro tomado de sócios ou de terceiro exclusivamente para financiar a operação ) e ainda é capaz de gerar caixa conforme combinado com os acionista pelo planejamento orçamentário ratificado no inicio do ano fiscal.

A capacidade de gerar caixa também determina o "pulmão" da empresa que representa sua capacidade de continuar investindo em projetos estratégicos, inovando produtos e serviços que para o futuro, representarão novas fontes de receitas formando um ciclo virtuoso de perpetuação da empresa. 

No final do ano fiscal, apurados os resultados, parte da geração do caixa deverá remunerar os acionistas na forma de dividendos. Outra parte deverá remunerar os líderes e diretores na forma de bônus. 

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Quais os passos que deverão ser considerados durante o processo de construção do orçamento ?

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Identificando as fontes de receitas. 

As diferentes fontes de receitas são igualmente importantes, independentemente do volume ou rentabilidade. Somadas representam o faturamento geral da empresa que deverá ser monitorado e cobrado ao longo  das revisões mensais do orçamento definido para o ano fiscal.

Para que se cumpram os objetivos de faturamento de forma sustentável, os líderes de marketing e vendas deverão criar programas e campanhas integradas para atacar com eficiência as oportunidades de mercado relativas a cada fonte de receita, conforme sua natureza e especificidade.

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Qual o impacto quando a empresa opera sem orçamento definido para o ano fiscal ?

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mpresas geralmente confundem gestão financeira com tesouraria. De forma errada elegem como gestor financeiro um supervisor do contas a pagar e receber.  

Por serem competências absolutamente distintas, geram um tipo de erro que é mortal e por isso deve-se diagnosticar rapidamente para que seja corrigido com urgência. 

A constatação que leva ao diagnóstico é que em 100% dos casos, esse tipo de gestor não faz a mais básica da gestão do fluxo de caixa. 

Invariavelmente, como consequência, entra em pânico quando não há dinheiro para pagar as contas do dia. 

O orçamento é um exercício contínuo com objetivo de alcançar a previsibilidade. Sua revisão deverá ser sistemática, mensal, para garantir que o EBITDA combinado seja construído mês a mês ao longo do ano fiscal. 

Cada revisão deverá observar os resultados realizados comparando com o orçado.  

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