Eventos, Feiras e Convenções

Promover e participar de eventos é uma das principais ações de promoção e portanto deve, obrigatoriamente, fazer parte do plano de marketing que prioriza a exposição da marca e a geração de demanda.

Qualquer evento permite que a marca da empresa, juntamente com seus produtos e serviços, sejam degustadas sem dispersão e por uma audiência altamente qualificada que muitas vezes até paga para participar de um evento focado.

Evite os grandes eventos. A maioria já está desaparecendo pois vem sendo substituída por eventos mais eficientes e específicos. Ou seja, eventos com foco em determinados segmentos da indústria e escopo regional, garantindo assim uma melhor qualificação da audiência.

A promoção ou participação em evento é um investimento caro.

Portanto, alguns cuidados devem ser tomados para garantir o Retorno Sobre Investimento (ROI).

Algumas regras gerais que variam de acordo com a natureza do evento:

O convite tem pelo menos 3 etapas:

1. Deve começar com a reserva da data. Um e-mail pedindo para o cliente reservar a data do evento é uma prática importante.
2. O convite pode ser enviado: por e-mail; pelo correio desde que seja registrado para garantir a entrega; ou um “teaser”, como por exemplo, mandar a “rolha do vinho” e convidar o cliente para degustá-lo durante um evento promovido pela empresa.
3. Durante o processo, e principalmente dias antes do evento,  vale a pena uma ligação para o convidado relembrando e também confirmando sua presença. Normalmente, a agência de eventos já oferece o serviço completo.

 Para clientes especiais,  é mandatório que o respectivo gerente de contas ligue e convide pessoalmente marcando data e hora pra garantir o encontro no evento. É uma boa prática apresentar o cliente aos diretores seniores ou presidente da empresa. Exija que toda a empresa participe em tempo integral!

_Feiras – evite os stands intimistas. Ao mesmo tempo, garanta áreas reservadas para acolher potenciais clientes.

Uma vez no stand sua preocupação deve ser sobre como recepcionar o visitante e transformá-lo num potencial cliente. É essencial desenvolver um roteiro para que o cliente possa “experimentar” cada produto da empresa e, mais importante, troque cartões de visitas já com uma promessa de contato após a feira.

Uma outra forma de pegar o contato dos clientes mais tímidos ou apressados, é trocar o cartão de visitas por um catálogo completo da empresa ou ainda, promover um sorteio que exija que o visitante deposite seu cartão numa urna, por exemplo.

Surpreenda! - Ao final de cada dia, envie um e-mail do diretor ou presidente da empresa agradecendo a visita.

_Cobertura pela imprensa. Todo evento, principalmente feiras e convenções, tem extensa cobertura pela imprensa especializada. É fundamental que a empresa abasteça a sala de imprensa com o material institucional e com “releases” de produtos ou serviços que estão sendo apresentados durante o evento.

Sua assessoria de imprensa deve provocar entrevistas ao longo do evento.  Invista também na mídia local. Já que os jornalistas publicarão artigos sobre o evento, um anúncio da empresa na mesma mídia teria um impacto combinado muito mais eficiente.

_Eventos paralelos a feiras e convenções. Outra prática recomendável é aproveitar  que seus clientes estão na cidade e convidá-los para um encontro que pode ser  um jantar, um coquetel, um show, uma festa ... Não confunda, o único objetivo para esse evento paralelo é relacionamento! _Tenha a delicadeza de NÃO transformar esse momento informal e descontraído num inconveniente processo de venda.

A única justificativa do investimento no evento é a qualificação dos leads, ou oportunidades. Imediatamente ao final do evento a equipe comercial deve entrar em contato com todos os cartões que foram coletados com o objetivo de qualificar as oportunidades e transformá-las em negócio.

 Se sua empresa não tem dinheiro para investir em um stand, não tem problema. Convoque seus representantes de vendas munidos de catálogo, amostra, cartões de visitas e visite potenciais parceiros e clientes que estão expondo. Na prática o efeito é o mesmo, ou seja, a troca de cartões pode e deve virar negócio pós-evento !

 Se houver  uma convenção paralela ao evento, certifique-se de que pastas com conteúdo relevante estejam sobre as cadeiras do auditório.

Se houver espaço,  patrocine um coffee-break, promova um sorteio e melhor ainda, coloque um palestrante da empresa para uma apresentação no congresso.

_Mesa redonda é um evento qualitativo. Você consegue estimular, entreter e receber feedback de seus clientes. A mesa redonda com clientes, parceiros  e fornecedores é útil para, por exemplo, discutir tendências de mercado, oferecendo o ponto de vista da empresa e criando oportunidades para todos os participantes discutirem o assunto, garantindo assim a troca de experiências e conhecimento, agregando valor a todos os participantes. E claro, garantindo que a mensagem principal sobre a visão da empresa seja recebida e entendida por todos.  É uma boa prática oferecer uma degustação, ou uma experiência em grupo com um jantar elaborado por um chefe de cozinha original para agradecer, de certa forma, o apoio e interação dos participantes.

_Show Case. Neste tipo de evento a empresa monta uma exposição particular, um verdadeiro show room para mostrar aos seus clientes tudo o que possui no seu portfolio de produtos, serviços e inclusive o roadmap  (cronograma) de novidades e inovações. Expõe seus produtos e serviços para uma "degustação" e permite ao cliente, juntamente com o representante de vendas, engenheiros e gerentes de produtos,  explorar no detalhe todo o portfólio e, principalmente, entender como as soluções se aplicam ao seu caso em particular.  

 _Road Show. Leve a experiência do show case para seus clientes na cidade ou região em que estiverem. Combinar o road show com showcase é uma tática de alto impacto que promove um excelente encontro entre as ofertas da empresa as necessidades dos clientes.

No roadshow seja generoso, procure hotéis bem localizados com horários flexíveis e alternativos, oferecendo sessões repetidas para que mais clientes tenham a oportunidade de participar de uma mesma atividade.  

_Treinamento e capacitação. É de responsabilidade do fabricante treinar e capacitar seu canal de vendas.

Trate muito bem seu canal de vendas garantindo que estejam bem treinados e que possam ganhar dinheiro com seus produtos. Os treinamentos são, além de um evento de capacitação, um evento de motivação. Esse eventos são uma boa oportunidade para apresentar um programa de premiação, por exemplo.

Lembre-se que a oportunidade de “sequestrar” os vendedores dos seus parceiros de canal para focar nas vendas da sua empresa é sua responsabilidade.

Um distribuidor ou revenda, vende pra você, não compra de você! As margens do canal de distribuição estão cada vez mais apertadas, seja pela concorrência do e-commerce, pela facilidade na importação, ou simples consolidação do mercado de varejo, por exemplo. Portanto, garanta a rentabilidade do seu canal. Todos saem ganhando!