Comunicando metas e métricas

Não existe projeto sem prazos.

Não existem prazos sem tarefas.

Não existem tarefas sem dono com metas e métricas.

Quanto mais detalhado o plano, maior a suavidade e a assertividade durante a execução. Existe uma frase implacável que diz que o “diabo mora nos detalhes”.  Existe outra, um contraponto, que diz para ter “cuidado para não procurar pelo em ovo enquanto o elefante passa nas suas costas”. Ambas são importantes para o processo de execução. O balanço entre essas duas posturas é o desafio a ser alcançado que exige muita sensibilidade.

Invista tempo qualitativo pensando e priorizando as tarefas. Capriche na quantificação do tempo que cada uma exige e também nas suas dependências. Nesta fase, o investimento no planejamento é essencial. As barreiras devem aparecer nesta fase para que você possa driblá-las com antecedência, ainda no papel, antes de começar a “construir a ponte”.

A falta de capricho não vai arruinar a execução do seu projeto, mas também vai infernizar a vida de seus companheiros que não tem nada a ver com sua desorganização e negligência. A tendência nesse caso é sempre culpar o parceiro que não entregou ou uma empresa terceirizada contratada ao invés de assumir a culpa pela falta de cuidado no detalhamento e acompanhamento.

Em 100% destes casos a culpa é do gestor do projeto.

O brasileiro e o latino americano são ruins em planejamento e pior na execução por sua natureza amigável, que confunde a amizade com funcionalidade.  Faz parte da nossa cultura que nunca primou por uma admiração ou governança formais.   

Estamos progredindo nesse tema, o que é uma boa notícia.  

Reuniões de acompanhamento são fortemente recomendadas com frequência mais apertadas, semanais, no início se espaçando no decorrer do tempo, mensais, conforme engajamento e andamento suave na execução conforme cronograma.

O foco central das reuniões não é reforçar a burocracia processual, mas sim a certeza que cada barreira está sendo removida eficazmente sem impedir o progresso dos projetos.

A tendência dessas reuniões é serem chatas e repetitivas, mas em contra partida se elas não ocorrerem, é 100% garantido que o projeto não sai e, mesmo que saia será cheio de surpresas e “puxadinhos” que causam irritação e desconforto gerais. Por consequência, morre por falta de apoio e credibilidade.

Combata a chatice com bom humor, faça uma reunião séria quando se trata das etapas do projeto que estão sendo debatidas, mas ao mesmo tempo ria das próprias desgraças e mazelas que certamente acontecerão ao longo do processo. Isso não quer dizer negligência ou falta de seriedade. Dar errado alguma coisa é absolutamente natural e o grupo, quando forte e saudável, se auto-ajuda na correção dos eventuais erros e juntos colocam o projeto no trilho imediatamente.

 “Have fun!” 

Reporte sistematicamente progressos, barreiras e critérios para escalar para outras esferas da organização problemas e conflitos mais complexos. Quando não houver consenso ou no caso do grupo não ter autonomia para tomar uma decisão deve-se usar o superior que foi previamente designado para toma-las e também arbitrar as posições divergentes, facilitando a decisão.

Normalmente esse diretor é uma espécie de “padrinho” do projeto e tem autonomia para dar um “puxão de orelha” num indisciplinado e também para aprovar novas verbas e mudanças de rota.

Nunca coloque esse “padrinho” numa sinuca.  Conforme os problemas vão esquentando siga reportando a temperatura para que ele não seja pego de surpresa e tenha que tomar uma decisão de mais alto risco.

Avisar que vai dar problema é aceitável. Avisar que deu problema não!